Excel鮮為人知的35招秘技（三）

dwm8080 · 發表于 2009-5-28 19:37:11

二十七、Excel工作表大綱的建立
　　和Word的大綱視圖一樣，Excel這個功能主要用于處理特別大的工作表時，難以將關鍵條目顯示在同一屏上的問題。如果在一張表格上名目繁多，但數據類型卻又有一定的可比性，那么我們完全可以先用鼠標選擇數據區域，然后點擊“數據”菜單的“分類匯總”選項。并在彈出菜單的“選定匯總項”區域選擇你要匯總數據的類別。最后，如圖19所示，現在的表格不是就小了許多嗎?當然，如果你還想查看明細的話，單擊表格左側的“+”按鈕即可。
　　二十八、插入“圖示”

　　盡管有14大類50多種“圖表”樣式給Excel撐著腰，但對于紛繁復雜的數據關系，常規的圖表表示方法仍顯得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Excel 2002中加入了“圖示”的功能。雖然在“插入”菜單的“圖示”窗口中只有區區6種樣式，但對于說明數據之間的結構卻起到了“四兩撥千斤”的效果。比如要顯示數據的層次關系可以選擇“組織結構圖”；而要表達資金的流通過程則可以選擇“循環圖”；當然，要說明各種數據的交叉重疊性可以選擇“維恩圖”。你看，如圖20所示的維恩圖多么漂亮。而且你還可以右擊該圖示，調出“圖示”工具欄。隨心所欲地設置“圖示樣式庫”甚至還可以多添加幾個圓環。
　　二十九、熟悉Excel的“從文本到語音”

　　這是Excel 2002中的一個搶眼的新功能。它就是讓Office軟件不僅能寫、能算，還要能看、能說。盡管目前已經有許多軟件都致力于文本的機器朗讀，但微軟的Office不論從語音的柔和度和語氣的抑揚頓挫都是其它同類軟件不可比擬的。
　　按照Office的默認安裝，你可能還不能在Excel的菜單中找到它，在我們確認安裝了“從文本到語音”的選項后，就可以在Excel的“工具”菜單中看到“語音”項目了。如圖21所示，打開一個表格，隨便選擇其中的內容，然后單擊“從文本到語音”工具欄上的“朗讀單元格”按鈕，此時一個帶有磁性的聲音就開始一字一句地朗讀了。值得一提的是，當碰到標點符號時，Excel的朗讀會自動停頓一會兒，然后再接著朗讀，這一點和其他軟件完全不同，筆者認為這樣的處理更加自然。
　　還有一點需要說明的是，如果你想調整Excel 2002中語音朗讀的速度，可以在“控制面板”中雙擊“語音”圖標，然后在“文字到語音”卡片上調整即可
三十、Excel中“攝影”功能的妙用
　　這個功能比較另類，似乎和計算、統計、排序等等“正統”功能格格不入，因為它的作用竟然是——“抓屏”!而且還不是像“PrintScreen”按鈕那樣“一把亂抓”，而是允許讓你通過鼠標進行選擇，“指哪抓哪”。
　　要找到這個功能還不太容易，我們點擊Excel“工具”菜單的“自定義”選項。在“命令”卡片的“類別”中點“工具”，再在命令欄中找到“攝影”按鈕，并將它拖到工具欄的任意位置。如果我們想要對表格中的某一部分“照相”，只須先選擇它們（圖23），然后按下“攝影”按鈕，這時該選定區域就被“拍”了下來。然后將鼠標移動到需要顯示“照片”的地方（當然，也可以是另一張表格），再次按下“攝影”按鈕，這樣剛才被“拍攝”的“照片”就立即粘貼過來了。當然，和“照片”一同出現的還有“圖片”工具欄。很顯然，Excel是將它作為一幅圖片來對待了，我們可隨意將它進行旋轉、縮放處理。
　　不過，請各位一定要注意：這可不是一般的照片!你可以試著改動原來被我們“拍攝”下來的表格數據看看——刷新一下“照片”，結果“照片”中的數據竟然也被同步更新了!

　　三十一、在多張表格間實現公用數據的鏈接和引用
　　也許我們會奇怪，為什么每次打開Excel，軟件總是打開了一個由3張空白表格組成的文件組呢?如果你是專業的會計師、統計師或者諳熟于此的表格高手，就一定會明白，由于計算項目的名目繁多、數據信息的頭緒復雜，單靠一張表格往往解決不了所有的問題，多表格數據鏈接、多文件數據互動才是以一當十的制勝法寶。
　　比如我們首先制作“Sheet1”為“一班學生成績表”，“Sheet2”為“二班學生成績表”，然后來到“Sheet3”，想進行“一班”和“二班”各科成績的比較以及“年級平均分”的計算。此時我們就可以將光標定位到目標位置，選擇好相關函數。然后在Excel彈出的函數對話框中，利用數據列表右側的“”按鈕點擊一下其他表格中想引用的單元格就行了。你看，如圖24所示，這時函數窗口中就會出現“×班學生成績表!××單元格”的字樣了。此后，不管我們在源單元格中進行怎樣的修改，在“Sheet3”的目標位置都會適時進行重新計算。
三十二、“馴服”Excel 2002的剪貼板窗口
　　Excel 2002極大地改進了舊版本中比較薄弱的剪貼板功能，最大可以支持容納24個項目（而Excel 2000只能容納12個）。而且，這個剪貼板可以在任何Office應用程序之間來回拷貝，所以對于經常需要拷貝和粘貼的用戶來說，確實更加方便。但每次當你連續使用兩次“復制”或“剪切”命令時，剪貼板就會彈出來，和你爭奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。好在，“馴服”剪貼板的方法非常簡單。
　　筆者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來，只須點擊剪貼板菜單底部的“選項”，清除“自動顯示Office剪貼板”復選框上的鉤。如果你不希望剪貼板的圖標出現在系統任務欄上或隨時彈出來，只須清除掉“在任務欄上顯示Office剪貼板的圖標”和“復制時在任務欄附近顯示狀態”兩個復選框上的選擇。只保留“收集而不顯示Office剪貼板”復選框前面的鉤即可。
　　當然，在取消剪貼板自動顯示功能之后，你還可以隨時恢復這個功能。比如我們可以自定義一組快捷鍵，以便隨時迅速調出剪貼板。從菜單中選取“工具”之“自定義”選項，點擊彈出對話框下部的 “鍵盤”按鈕，在彈出對話框的 “類別”列表中選取“編輯”，然后，在對話框右上方的“命令”列表中選取“EditOfficeClipboard”；將光標置于“請按新快捷鍵”對話框中，并按下Alt+Shift+C（或者你喜歡的其他組合），“關閉”對話框。現在，我們只要一按下Alt+Shift+C，Excel 2002的剪貼板就會立刻出現在你面前了。
　　提示：此秘技也適用于Word 2002、PowerPint 2002。
　　三十三、利用公式審核工具查看數據出處
　　Excel 2002有一秘密武器——“公式審核”工具，它可以將任一單元格中數據的來源和計算結果的去處顯示得清清楚楚、明明白白。
　　讓我們單擊“工具”菜單的“公式審核”選項，并點擊“顯示公式審核工具欄”。我們仍然借用“給表格做個超級搜索引擎”一招中的例子，用鼠標選擇C12單元格。從圖25中我們可以看到，該單元格中的結果是通過函數“=VLOOKUP（C8,A2∶C6,3,FALSE）”得出的。因此，數據來源有3個：C8、A2和C6。所以，當我們單擊“公式審核”工具欄上的“追蹤引用單元格”按鈕后，Excel立刻用箭頭和藍點指明了這3個單元格的所在（圖25）。當然，如果我們表格中某個數據無效或語法不當的話，也可以點擊“公式審核”工具欄上的“圈釋無效數據”按鈕來讓Excel自動幫我們檢查紕漏。
　　三十四、巧用Excel 2002的“智能鼠標”

　　我們知道，滾輪鼠標現在幾乎成為了電腦的“標配”，但當我們滾動鼠標滾輪上下翻頁時，你是否想過我們還可以利用它完成一些其他的功能呢?

　　點擊Excel 2002“工具”菜單中的“選項”命令，然后在“常規”選項卡中選中“用智能鼠標縮放”復選框，點“確定”后，我們再來看看現在的鼠標滾輪都有些怎樣的功能：
　　在“智能鼠標”的默認狀態下，上下滾動鼠標滾輪，工作區中的表格會以15%的比例放大或縮小，而只有當我們按住Ctrl鍵，再滾動鼠標滾輪時，工作表才會像往常一樣上下翻頁。另外，如果我們使用了Excel的“分級顯示”，那么當我們按住Shift和滾動鼠標滾輪時，又可以控制各級條目的顯示或隱藏了。當然，還有更多的特殊功用需要各位在實踐中慢慢摸索。
　　三十五、Excel 2002“監視”窗口的應用
　　如果你創建了一個較大的電子表格，并且該表格具有鏈接到其他工作簿的數據時， Excel 中的“監視窗口”可以為你提供很大的幫助。通過它你可以輕松看到工作表、單元格和公式函數在改動時是如何影響當前數據的。
　　在“工具”菜單中單擊“公式審核”子菜單，然后單擊“顯示監視窗口”按鈕。右擊我們想跟蹤的單元格，并在快捷菜單中選擇“添加監視點”。這時，“監視窗口”的列表中就出現了被Excel監視的單元格及其公式了。
　　以后，只要我們雙擊“監視窗口”中的該條目，被監視的單元格就會不請自來了。
　　提示：當包含有指向其他工作簿的單元格被監視時，只有當所有被引用的工作簿都打開時，才能在“監視窗口”的列表中顯示出來。