會議管理101招

太陽黑子 · 發(fā)表于 2007-11-5 15:40:29

[color=blue]會議管理101招[/color]

●使會議開得卓有成效
開會要花費寶貴的時間和金錢。故而會議要在有必要時才開，并且要開得簡短有效。
1.每次一開始就讓大家都清楚會議目的。
2.如果某個問題不開會也能解決，就不要開會。
3.要認(rèn)真考慮，是甚么使會議成功，反之又是甚么使會議不成功。
4.要考慮：如果不開這個常規(guī)會議又會怎么樣。
5.請記住，上級主管參加會議會抑制討論。
6.在工作場所以外的地方舉行會議，大家都會覺得輕松。
7.要熟悉正式會議的各種程序規(guī)則。
8.要注意正式會議所具有的一切法律要求。
9.開會前先通知與會者，要他們注意會議討論的重點。
10.信息要加以選擇，避免過多。
11.組織視像會議和打出會議電話時要考慮世界各地的時差。
12.通過限制網(wǎng)上會議時間使會議完善。
13.電話會議上發(fā)言時要重復(fù)你自己的姓名。
14.仔細考慮你要召開的會議的類型。
15.會議要盡可能小，以免分散注意力。
16.在容易看見的位置上放一個表或鐘，以便掌握時間。
17.凡輔助文件均應(yīng)與議程一并發(fā)出。
18.會前先拉幾個盟友。
19.開會前必須確信一定能達到會議目的。
20.只要有人偏離會議方向，立即提醒他們注意議程。
●會議準(zhǔn)備
為準(zhǔn)備會議花的時間是不會浪費的。確信正確的人于適當(dāng)?shù)臅r間、適當(dāng)?shù)牡攸c前來參加會議，并確認(rèn)他們能作出正確的決定。
21.要考慮與會者在群體合作狀況下的工作情況。
22.決定開會時間前要先考慮交通時間。
23.如果人們不能出席則應(yīng)該重新安排會議。
24.在議程各個項目旁列出發(fā)言人姓名。
25.要避免在低效能時間開會，如午餐剛結(jié)束后。
26.任何議程變動都必須通知主持人。
27.議程要盡可能短小簡單。
28.盡量將議程限制于一頁紙上。
29.最重要的事應(yīng)該安排在議程的前面，要趁與會者精神狀態(tài)最好時討論。
30.要考慮須長途跋涉趕來開會的人所花的時間。
31.要確保有向殘疾與會者提供便利條件的設(shè)施。
32.必須將電話轉(zhuǎn)移出會場。
33.將有可能出問題的會議安排在中立地開。
34.要求你的后勤人員核實會場當(dāng)?shù)毓步煌ǖ木€路站點、運行時刻表和季節(jié)變化。
35.要找個確保沒有干擾的會場。
36.要考慮多種座位方案后再選擇最合適的一種。
37.使用圓桌可使會議定調(diào)為非正式。
38.務(wù)必使全體與會者既能看見又能被看見。
39.座位之間應(yīng)有一臂長的間隔。
40.不能讓與會者受太陽直接曝曬。
41.要求與會者關(guān)閉移動電話和傳呼機。
42.不要用很舒服的椅子，以防與會者打瞌睡。
43.開會前要檢查所有的視聽輔助是否完好。
44.要謹(jǐn)防會場過度提供酒菜牟取額外利潤。
45.要確保特殊飲食在需要時能有供應(yīng)。
46.會前不要喝太多酒，酒很難提高工作效率。
●出席會議
一個會議的每個參加者都有責(zé)任確保會議達到目的。故而要預(yù)先準(zhǔn)備，積極發(fā)言，使每次會議都有成效。
47.會前擬出自己的發(fā)言稿。
48.和其它參與者在會前詳細討論并解決有問題的議案。
49.要保持積極的臉部表情和音調(diào)。
50.為自己的排練錄像以檢查說話是否清楚。
51.開始發(fā)言前先作深呼吸。
52.既然一個意見是你自己的意見，你就應(yīng)該信心十足地講述。
53.不要打斷別人發(fā)言，而應(yīng)讓他們暢所欲言。
54.要用不同的詞匯講述相同的意思，使之更生動有趣。
55.談判時要識別任何有一致性的地方。
56.為使每次會議成功，你要盡到個人責(zé)任。
57.鼓勵那些在常規(guī)會議上輪流當(dāng)主席的人。
58.即使你要否決某項動議，也要盡量找出至少一處共同點。
59.作為一名主席，要確信你能聽得進各種觀點。
60.必須按照議程順序作會議記錄。
61.建議主席在新會議記錄定稿前先念一遍。
62.根據(jù)會上所做筆記，會后立即寫出會議記錄。
63.會議記錄寫完后，還要使句子簡短中肯。
●主持會議
每個會議都需要主持人指導(dǎo)進行。如果你主持會議，最重要的任務(wù)就是必須確休每次會議順利進行，成功結(jié)束。
64.要公開提問，鼓勵每位與會者說出自己的觀點。
65.要求某些與會者就你主持會議的表現(xiàn)作出真實的反饋。
66.盡量于會前認(rèn)識新來者。
67.要于會前透徹研究主要觀點的領(lǐng)袖。
68.將會議安排在午餐之前，這樣就較容易按時結(jié)束。
69.會議一開始就告訴與會者會議計劃需進行多長時間。
70.讓遲到者知道他們的行為對會議不利。
71.要制止支流辯論和私下交談。
72.請發(fā)怒的與會者談?wù)劙l(fā)怒的原因，以此消弭憤怒。
73.要用積極的響應(yīng)鼓勵遲疑的與會者。
74.在與會者中尋找感興趣的正面跡象。
75.如果有人必須在你之后發(fā)言，應(yīng)注意他們是否不耐煩。
76.可挑選出某些人，向他們提一些直接的問題，以引起辯論。
77.要掌握適用于會議的正式的紀(jì)律性程序規(guī)則。
78.用片刻沉默將會議從爭吵中帶回到正軌上來。
79.必須清楚每次會議的規(guī)則。
80.開會時要盡量使大多數(shù)與會者站在你這一方，從而孤立搗亂份子。
81.要改變會議氣氛，須先改變議題。
82.驅(qū)逐任何搗亂份子須在不得已時而為之。
83.要趁全體與會者在場時安排好下次會議。
84.確保各項決議記錄在案。
85.必須盡量以積極的調(diào)子結(jié)束會議。
86.向每位到會者、所有的發(fā)言人致謝。
87.要區(qū)別書面規(guī)則與非書面[url=http://www.wojiehun.com/go/findarticle.jsp?keyword=儀式][color=#0066cc][b]儀式[/b][/color][/url]。
88.可為正式會議錄音以確保會議記錄的準(zhǔn)確性。
89.向與會者提供收發(fā)信件服務(wù)。
90.首先處理日常事務(wù)和管理事務(wù)。
91.應(yīng)在簽名報到臺旁設(shè)一信息臺。
92.會場吵鬧時要站起身顯示主席的權(quán)威。
93.要為小組委員會制定準(zhǔn)則。
94.不要過多使用程序，因為這樣有可能會抑制自由討論。
95.可將復(fù)雜問題委托給一個工作小組，由他們晚些時候匯報。
96.請記住，你有權(quán)決定何時閉會。
97.為重要會議錄像，以便將來參考。
98.要盡可能簡化程序規(guī)則。
99.面對抗議示威要保持冷靜，示威可能會自行消失。
100.如果與會者大發(fā)脾氣，可宣布短暫休會。
101.預(yù)先與保安人員商討處理搗亂份子的程序規(guī)則。

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