2.接聽后,禮貌的問候"HELLO",然后通常他會首先說他要找誰,你聽到你的名字就說"THIS IS xxx SPEAKING"(禮節性問候,表示出親切友好,并確認他沒找錯人)
3.接下來他會連續性的講他要講的話,這個時候很可能你沒有思想準備或者尚未進入狀態.那么你最好將他引導按照你的提問方式來回答,而不是敘述.你可以等他講完一句時馬上插進去說:"Excuse me,who is that speaking?"他會回答你名字,你記下來,然后問他"Where are you from,please?"知道他是哪國人.然后問他"What is the matter with you?"然后他會說關于哪方面的,通常打電話過來的都是最近和你電郵聯系過的,極少是新客人.如果名字和國家你能想起或者馬上在郵箱查找出是和你聯系過的,你就能馬上知道他會講哪方面問題啦,如果想不起來,那就聽他講一下是關于哪個問題的,如果你聽到了,但是不太明白講的什么,你重復他的話給他聽,那他會對你說的表示出"YES"或"NO"然后你再繼續提問.(為找到這個人聯系的相關郵件來了解他可能要講的內容,以及引導他按照你的思路談下去)
4.在你判斷出你是否能夠了解他說的,如果可以繼續,如果不可以你就說"我了解您講的,但是請你再發一封郵件確認一下"I understand what you said,but could you send an email to me to confirm,please?"然后問他是否知道郵箱地址,不知道你就告訴他,請他發過來.(這個其實也是不懂裝一下懂,如果你聽不懂不要不停的說NO,I DON'T KNOW或否定的詞,你就聽,然后要求他發郵件.目的當然是郵件能夠看得更清楚他要表達的,也是避免客人流失)
5.如果通過國名人名沒找到相關郵件,問一句他是否先前有發過郵件給你"Have you sent the email to me before?"然后注意聽"YES"還是"NO"(這個是方便查找,即使當時沒找到,現在找到他的郵件也不遲,回復時不要忘記加上一句"THANKS FOR YOUR CALLING")
6.最后要說上一句GLAD TO SPEAK WITH YOU,GOOD BYE.(最后是禮節性的了)